Partie 1 – gérer vos courriels

Module 1 – Améliorer l’efficacité de la gestion des courriels que vous recevez

Module 2 – Améliorer l’efficacité de la gestion des courriels que vous envoyez

Partie 2 – gérer vos activités

Module 3 – Améliorer l’efficacité de la gestion des courriels à l’aide des tâches et du calendrier

Partie 3 – gérer votre calendrier

Module 4 – Personnaliser le calendrier Microsoft® office Outlook afin d’accroître votre rendement

Partie 4 – gérer vos contacts

Module 5 – Utiliser les catégories de contacts comme listes de distribution dans Outlook

Partie 5 – autres sujets

Partie 6 – articles

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Prenez le contrôle de votre journée de travail avec MS Outlook™  

(Utiliser Microsoft® Office Outlook® pour mettre en place un système qui vous convient.)

Êtes-vous submergé par le nombre de courriels qui entrent dans votre boîte de réception chaque jour? Avez-vous l’impression de manquer de temps dans une journée pour accomplir tout ce que vous avez à faire?  Dans notre monde où tout va à vive allure, atteindre ses objectifs et respecter ses engagements représentent un défi constant. Beaucoup de gens ont souvent l’impression de ne pas disposer d’assez de temps pour tout faire.  

Bien que nous ne puissions pas ajouter d’heures à votre journée, nous pouvons vous aider à décider de ce que vous devez faire et du moment pour le faire. Vous apprendrez comment mettre en place un système qui vous convient en fonction de votre charge de travail et de votre façon de travailler.

Le présent atelier vous enseignera comment mettre au point un système dans Office Outlook®, qui vous permettra de vous concentrer sur votre vision globale, vos rôles, vos objectifs et vos priorités. Vous pourrez ainsi vous assurer que vos activités sont liées et classées dans un ordre de priorité adéquat,ce qui vous aidera à atteindre vos objectifs.  

Gérer vos courriels

• Améliorer l’efficacité de la gestion des courriels que vous recevez
• Créer une structure pour vos dossiers – mettre en place un système de référence efficace (semblable et cohérent à l’échelle de votre département).
• Utiliser les fonctions « Dossiers de recherche » et « Recherche avancée » pour trier et filtrer des renseignements rapidement et facilement.  
• Utiliser le lecteur réseau pour stocker des informations échangées (afin d’éliminer le transfert de courriels).
• Enregistrer des courriels sur le lecteur réseau :
• Organiser vos courriels;  
• Filtrer vos courriels (seulement sur Outlook 2010 et 2013);  Indicateurs;  Catégories.
• Améliorer l’efficacité de la gestion des courriels que vous envoyez :
• Insertions automatiques avec QuickPart.
• Comment enregistrer des courriels dans d’autres dossiers que le dossier « Éléments envoyés ».  
• Boutons de vote(accroît le rendement et limite l’utilisation de la fonction « Répondre à tous »).
• Envoyer les réponses à.
• Différer laremise.  Expire après.
• Mesure utile pour les courriels que vous recevez et que vous envoyez :   Établir des règles et des alertes pour filtre rles courriels. Gérer vos activités
• Mettre en place un système efficace qui permet d’assurer le suivi des activités.  
• Faire la distinction entre traiter un courriel et donner suite à une tâche.
• Utiliser laméthode DRAG© de Faubert Innovative Training Solutions (FITS) afin de traiter vos courriels et de réduire le nombre de courriels dans votre boîte de réception :
• Personnaliser et gérer le bloc des tâches pour vous aider à savoir où vous en êtes.  
• Suivi des dossiers.
• Utiliser des rapports d’état sans copier-coller.
• Créer des catégories pour faciliter les activités de planification, d’établissement des priorités et de suivi dans le cadre de vos projets et prendre des décisions éclairées.  

Gérer votre calendrier

• Intégrer des courriels au calendrier afin de gagner du temps.
• Décider de cequi va dans le calendrier et de ce qui va dans le bloc des tâches.  Personnaliser Microsoft® Office Outlook® afin d’accroître votre rendement. Gérer vos contacts  
• Recourir à une solution de rechange aux listes de distribution lorsque vous envoyez des courriels à des groupes.  

À la fin de l’atelier, vous aurez appris comment :

• utiliser Microsoft®Office Outlook® afin d’établir l’ordre de priorité de vos activités;
• mettre constamment l’accent sur vos priorités;
• créer et mettre en œuvre un plan personnalisé d’organisation de votre temps et de vos courriels.